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会议服务

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甲方委托乙方代理甲方主办/参加之XXX展览/博览会。为此,甲乙双方签署如下协议,共同遵守执行:

一、乙方代理项目

1、展品运输/仓储
2、展品布置
3、展位布置/装修
4、礼仪及展位人员培训
5、展物保险代理
6、参展人员住宿预定
7、会展期间/后的商务考察安排代理
8、返程票务预定
9、展期交通安排
10、展览秘书服务代理
11、餐饮及商务酒会预定

二、代理项目标准

1、展品运输/仓储
甲方之展品外包装尺寸为_______×_______cm,重量不超过_______kg,适用 □人工 □小型装卸机械装卸。甲方自行通过 □航班 □铁路 □公路运抵______________,具体抵达______________的时间为_______月_______日(以传真通知为准)。乙方接货地点为______________,运输至______________。仓储地点由双方确定。
此项服务费用为_______元。

2、展品布置
包括将展品从仓储地点运抵______________,卸展品,按 □甲方提供 □乙方设计甲方认可之展览效果摆放展品。甲方工作人员固定并调试展品。

3、展位布置/装修
展位的布置/装修按甲方效果图及施工图进行。材料由 □甲方提供 □乙方代购。具体材料要求及质量要求甲方另附文件。
布置/装修预算见附件2。

4、礼仪及展位人员培训
乙方为甲方提供礼仪人员□男_______名 □女_______名。礼仪人员服务事项为
●展位迎接及服务
●酒会服务
●参展嘉宾迎送服务
●引导服务
以上具体的服务程序、服务标准、服务时间见附件。
服务费用为_______元。
●展位人员培训
乙方为甲方参展人员提供培训,_______学时,地点为______________酒店,时间为_______月_______日至_______月_______日。培训器材及培训师由乙方提供,培训内容见附件。
培训费用为_______元。

5、展物保险代理
乙方代理甲方购买展物保险,包括展品安全保险、火灾保险、参展人员伤害保险、展品失窃保险等。购买保值为_______万元。保期为_______月_______日_______时至_______月_______日 _______时。保费共计为_______元。保险理赔办法按保险公司合同进行。附保险公司格式合同。

6、参展人员住宿预定
甲方参展人员共计_______人,其中男性_______人,女性_______人,乙方代理预定______________酒店标准间_______间、行政套间_______间,入住时间为_______月_______日至_______月_______日。费用总计_______元。乙方承诺:甲方实际消费的酒店房间总数可以在预定总数的基础上增加或者减少_______间,乙方在此范围内不要求甲方承担约定更改责任。

7、会展期间/后的商务考察安排代理
乙方将代理甲方参展人员商务考察。
线路为:
交通工具为:
服务项目有:导游(语种、性别、人数)、礼品购置、旅程责任保险、考察主体联系安排、景区门票代购、旅程餐饮安排预定。
费用总计:_______元。

8、返程票务预定
为甲方参展人员提供返程票务代理,此项服务免费,但如果预定铁路车票,甲方须支付手续费——卧铺40元/张。航空机票为明折明扣。乙方尽量但不保证按甲方要求满足时间确定或者等级、数量要求。

9、展期交通安排
展览期间,乙方为甲方代理安排通勤交通车辆代理。车型是_______,使用_______辆,车辆形式范围_______,使用形式 ,费用标准_______元/天辆,费用总计_______元。

10、展览秘书服务代理
展览期间,乙方为甲方提供如下形式的秘书服务:
●翻译
●餐饮安排/送达
●资料发放
●广告代理
●快速印刷/平面设计
●其他临时性事务

本条款涉及的服务项目除翻译须明示外,其余均可在展期临时口头或书面协商,按市场价格约定费用,其费用不包括在本协议书内。翻译的使用期限为_______月_______日至_______月_______日,语种及人数为_______语_______名、_______语_______名、_______语_______名、_______语_______名、_______语_______名,性别要求为_______,要求胜任_____________________领域之 □书面 □口语翻译工作。

11、餐饮安排代理
乙方代理甲方参展人员餐饮,共计_______人 ,其中正餐_______餐,早餐_______餐。就餐方式为早餐是 □中式自助餐 □西式自助餐 □围桌中餐 □围桌西餐。正餐形式为 □围桌 □外买直送 □宴会。
费用分列、就餐地点、时间、交通服务及各式餐标食谱见附件。

12、新闻发布会及商务酒会代理
甲方委托乙方于_______月_______日_______时在______________举办______________新闻发布会。乙方代理的事项有:
●场地布置
●器材及线路安装
●邀请嘉宾的商务用车
●嘉宾的住宿及餐饮安排
●会后酒会安排
各项代理的细则详见附件。

三、费用及支付方法

1、总费用:
以上各项服务费用总计为_______元(人民币)

2、实际费用核定:
乙方提供服务项目明细凭单(一式两份),乙方指定人员(该人员应对临时服务有认可权,双方认可之签收人笔迹)签收,乙方凭签收凭单与甲方人员核定实际费用。

3、支付办法:
本协议签署生效后,甲方承诺在签署之日起_______个工作日内支付总费用的_______%(即人民币_______元),展览布置完成后立即支付乙方总费用的_______%(即人民币_______元)。其余部分在展览结束后双方审核并认可实际发生费用后甲方立即或者在_______个工作日内一次性支付给乙方。

四、不确定事项约定
基于临时服务的不确定性,双方约定:
1、甲方指派______________为甲方全权代表,负责联络乙方并对下达的临时服务要求负责;
2、甲方提出临时服务要求且乙方已经完成后,应该书面签收服务凭单,凭单格式见附件。服务凭单将作为最后核算的依据之一。
3、乙方指派______________为乙方全权代表,负责安排甲方下达的临时性服务要求。

五、生效、免责、变更及取消
本合同签署且甲方第一次付款到达后立即生效。合同生效后,如果甲方由于非免责原因(本合同第六款之规定事项)要求变更服务的,按下列条款处置:
1、甲方确认:除非发生以下几种情况,否则甲方不存在撤销或变更本协议理由——如果撤销或变更,乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失:
●战争或政治事件;
●甲方进入破产程序;
●甲方实体进入重组变更程序;
●由于政策或法律变化导致会议不可能举行。
2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间,但变更通知必须于预定期限前_______天抵达乙方,乙方接到甲方通知后应在_______个工作日内以(□传真 □电邮 □公函)方式回执确认,甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致,双方间的协议除会议日期外,其余不作变更。
3、乙方服务的变更:除非发生如下情形,否则乙方无权变更服务——
●乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件,同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求;
●会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病);
●会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所);
如果不是由于上述原因,乙方要求变更服务,将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时,乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方,并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择——乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。
基于友好合作的精神,所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定:
●甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前通知乙方,除乙方已经支付的成本外(在甲方的预付款项中抵扣,不足部分乙方有权要求甲方补足,多余部分乙方同意返还甲方),乙方放弃预定收益的索赔;
●甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_______日通知乙方,甲方应赔付乙方预期利益的_______%,并不退回预付金;
●甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_______日通知乙方,甲方应赔付乙方预期利益的100%,并不退回预付金;
●乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的,于会议举办前_______日通知甲方的,必须全额退还甲方预付款;
●乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的,于会议举办前_______日通知甲方的,除退还甲方预付款外,还必须赔付甲方本协议总金额的_______%,如在_______日前通知甲方,乙方必须全额赔付。
4、双方约定,本协议规定的服务及费用核算原则如下:
●住宿、餐饮及车辆——按协议标准结算,基于可以理解的原因,允许实际费用总量下浮5%,即如果甲方需要的服务低于预定的95%,按95%结算;高于95%的,按实际服务费用结算。
●除协议规定的服务总量以外,乙方同意按协议标准提供服务预留空间,但不超过总量的5%(指各单项服务)。甲方如果需要超过预定的服务,在5%范围内可享受协议标准,超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。
●双方确认,所有服务费用在_______月_______日前由甲乙双方核算认可,甲方保证一次性将款项支付给乙方——如果超过约定期限,乙方有权要求甲方支付滞纳金——标准为总量的0.5%,按日计算。

六、生效
本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。协议所提附件作为其不可分割部分,与协议主体有相同法律效力。协议一式四份,双方各执两份。

七、未尽事宜、仲裁
双方约定,如果对本协议执行出现争议,将首先协商解决;如果协商不能解决,双方将申请仲裁解决,仲裁地点为___________________________________。

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